Договор на командировки
Договор на командировки.
Для отправки своих сотрудников в командировки в другие города и страны, организация отправитель зачастую использует для этих целей сотрудничество с туристическими компаниями. Сотрудничество в такой сфере происходит на договорной основе. Как правило, заключить договор на командировки и авиабилеты не составляет большого труда. Необходимо рассматривать те агентства, которые профессионально занимаются таким видом деятельности. Не все туристические агентства предоставляют услуги по продаже авиабилетов, бронированию гостиниц и заказу трансферов,а зачастую ограничиваются лишь подбором и продажи пакетных туров по агентскому договору с туроператором.
Основным критерием в поиске партнера для организации командировок и приобретения авиабилетов должны быть:
- Местоположение организации осуществляющей обслуживание. С развитием электронных билетов, необходимости в работе только с компаниями находящимися в вашем городе отпала. Но так выглядит на первый взгляд. При заключении договора на командировки с агентством по продаже авиабилетов из другого города, могут возникнуть проблемы. Разница во временных поясах и соответственно, времени работы сотрудников, не всегда способствует оперативному решению вопроса в сбойных ситуациях. Не говоря уже о оперативной передаче: документов, счетов и актов в кротчайшие сроки. Поэтому подходить к данному вопросу стоит взвешенно, не зависимо от отличных коммерческих предложений которые будут поступать от поставщика.
- Наличие профессиональных сотрудников, является самым основным моментом при выборе туристического агентства. При всей прозрачности рынка авиаперевозок и предложений по гостиницам, всегда есть возможность оформления по более дешевым тарифам и ценам, а так же решения вопросов при отсутствии мест в свободной продаже. А помощь в таких рода вопросов могут предоставить только опытные специалист, имеющие все необходимые знания и дружественные контакты с поставщиками услуг.
- Наличие собственных IT продуктов для самостоятельного бронирования гостиниц, авиабилетов, железнодорожных билетов. Такие продукты позволяют иметь полную информацию по наличию и стоимости авиабилетов, возможности бронирования и самостоятельного оформления. Что очень удобно, когда сотрудник находится в командировке в другом городе и не знает точного времени обратного маршрута. Дополнительно в таких продуктах можно прописать всю тревел политику предприятия и иметь 100% контроль по всем расходам на командировки.
- Финансовая составляющая при работе и заключении договора на командировки должна быть полностью проработана на первом этапе. Многие компании хотят от агентств по продаже авиабилетов максимальные скидки, отсрочки платежей и круглосуточную поддержку своих сотрудников. Но тут необходимо давать себе полный отчет, что если ваша компания работает на получение прибыли и оплачивает сотрудникам зарплату, то компания поставщика тоже не должна работать себе в убыток. Но на рынке сложилась предвзятое отношение к агентствам по продаже авиабилетов, предполагающее сверх прибыли от авиакомпаний. Но прошли те времена, когда авиакомпании делились своей комиссией. Наступили времена, когда агентство выживает только за счет дополнительных сборов, при этом оно должно предоставить все финансовые гарантии и своевременно переводить выручку за проданные авиабилеты. Так как договор на продажу авиабилетов с перевозчиком не предусматривает отсрочки платежа или оформление перевозки в кредит.
- Количество персонала в агентстве и количество клиентов зачастую прямо пропорционально. Чем больше заключено договоров на командировки у агентства, тем больше сотрудников приходится набирать для решения новых задач. Для крупных компаний с многомиллионными командировочными расходами выбор поставщика услуг происходит через тендерные закупки. Участие в тендерах для небольших агентств достаточно дорого и трудозатратно. Крупные бизнес тревел агентства будут отдавать приоритет своим основным ТОПовым партнерам. Поэтому, для небольшой организации предпочтительнее производить обслуживание по командировкам и заключение договор со средними агентствами, которые охотно предоставят вам хороший сервис.
Вывод: Заключить договор на организацию командировки или на авиабилеты не сложно, но необходимо, быть уверенными, что компания партнер действительно будет эффективно работать с вашими сотрудниками. И нулевые сборы на авиабилеты или близкие к нулю, должны вас только насторожить. Возможно, занижая стоимость в начале сотрудничества, вы через несколько месяцев переплатите во много раз больше, чем работая с профессиональным агентством с четкой коммерческой составляющей. Хорошую поговорку и в наше время никто не отменял. «Скупой платит дважды!»